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Politique de Confidentialité de Broadridge

Broadridge pense que le respect de la vie privée est essentiel au bon fonctionnement et à l’utilisation d’Internet. Cette Politique de confidentialité décrit les pratiques mises en place par Broadridge concernant les données à caractère personnel qu’elle collecte auprès des utilisateurs  du site www.broadridge.com et d’autres sites Internet et applications mobiles de Broadridge ou de sites Internet hébergés par Broadridge contenant un lien vers la présente Politique de confidentialité.


Que sont les données à caractère personnel ?

Les « données à caractère personnel » sont des informations qui peuvent servir à vous identifier ou à vous contacter. Elles comprennent votre nom, adresse postale, adresse électronique et numéro de téléphone ainsi que des informations que vous nous fournissez sur vos centres d’intérêt et vos préférences.

Dans certains cas, nous exploitons ou hébergeons des sites Internet qui appartiennent à nos clients, dont des banques, des sociétés de courtage, des fonds communs de placement ou autres sociétés commerciales (le « Propriétaire » du site Internet). Sur ces sites hébergés, nous pouvons également collecter auprès de vous des données à caractère personnel « sensibles » qui, pour certains services, peuvent comprendre votre numéro de compte et numéro de sécurité sociale ainsi que des informations que vous fournissez au moment d’accéder à votre compte en ligne ou de réaliser des transactions. Toutes les données à caractère personnel et données à caractère personnel sensibles collectées sur ces sites hébergés par Broadridge sont considérées comme des « Informations Confidentielles ».

Comment les données à caractère personnel sont-elles collectées, utilisées et
communiquées ?

Sur les sites Internet de Broadridge, nous collectons les données à caractère personnel que vous nous communiquez dans le but de vous fournir ou de fournir à nos clients des produits, des services et des informations, ou de vous contacter à propos de ces produits, services et informations, et ce afin d’améliorer vos visites sur les sites ou d’assurer un suivi à l’issue de vos visites.

Lorsque vous nous communiquez des données à caractère personnel qui sont destinées à notre usage personnel, nous pouvons les utiliser dans le but de vous fournir les produits, services ou informations que vous avez demandés et pouvons les communiquer à nos sociétés affiliées. Nous pouvons également utiliser ces données à caractère personnel pour les besoins de nos activités en interne, comme des études de marché ou la conformité.

Lorsque vous nous communiquez des données à caractère personnel ou des données à caractère personnel « sensibles » sur un site hébergé par nous, nous traitons ces données comme confidentielles et les utilisons uniquement pour fournir les services que vous avez demandés ou qui ont été demandés par le Propriétaire du site. Nous pouvons transmettre vos données au Propriétaire du site et lui fournir également des informations sur votre utilisation du site Internet. Pour toutes questions sur l’utilisation de vos données à caractère personnel par le Propriétaire du site, vous devez contacter directement ledit Propriétaire du site. Broadridge peut utiliser des données agrégées ou des statistiques sur l’utilisation de ses sites ainsi que sur les produits et services utilisés sur ses sites. Ces statistiques ne comprennent pas de données à caractère personnel.

Nous pouvons transmettre toutes données à caractère personnel, y compris des Informations Confidentielles, à nos fournisseurs et autres tiers qui réalisent des prestations pour notre compte. En revanche, nous interdisons à ces sociétés d’utiliser vos données à caractère personnel pour des finalités qui leur sont propres.

Par ailleurs, nous pouvons toujours divulguer toutes données et informations lorsque cela est requis par la loi, lorsque cela est nécessaire à des fins de santé ou de sécurité, ou si  cela s’avère nécessaire pour protéger nos droits, notamment à des autorités chargées de veiller au respect de la loi et aux tribunaux des États-Unis et dans d’autres pays dans lesquels nous menons des activités conformément à la législation applicable. Par exemple, nous pouvons divulguer des informations vous concernant dans le cadre d’une assignation ou dans le cadre d’une cession d’actifs de notre société.

Enfin, si vous vous trouvez en dehors des États-Unis, nous conserverons vos données à caractère personnel aux États-Unis. Nous pouvons transférer vos données à caractère personnel vers d’autres pays que celui où vous vous trouvez ou d’autres pays que les États-Unis. Toutefois nous garantissons un niveau de protection adéquat pour vos données à caractère personnel conformément à la législation applicable.

Cookies et autres technologies de collecte des données

Lorsque vous visitez notre site Internet ou utilisez nos applications mobiles, nous pouvons collecter certaines informations par des moyens automatisés, grâce à des technologies comme les cookies, les pixels invisibles, les outils d’analyse de navigateur, les journaux de serveur et les balises web.  En revanche, nous n’utilisons pas de cookies ou de technologies de suivi (tracking) sur des pages de nos sites Internet qui proposent des services d’hébergement, d’accès et de notification à des entreprises du secteur public.

Lorsque vous visitez notre site Internet, nous déposons des cookies sur votre ordinateur. Les cookies sont de petits fichiers texte que les sites Internet envoient vers votre ordinateur ou tout autre appareil connecté à Internet afin d’identifier de manière unique votre navigateur ou de mémoriser des informations ou des paramètres dans votre navigateur. Les cookies nous permettent de vous reconnaître lorsque vous revenez sur nos sites Internet. Ils nous aident également à vous fournir une expérience personnalisée et à détecter certains types de fraude. Dans de nombreux cas, vous avez la possibilité de gérer vos préférences en matière de cookies et de refuser l’utilisation de cookies et d’autres technologies de collecte de données, et ce en ajustant les paramètres de votre navigateur. Tous les navigateurs sont différents. Nous vous conseillons donc de consulter la rubrique Aide de votre navigateur pour connaitre les paramètres de confidentialité disponibles.

Nous pouvons également utiliser des cookies Flash (également appelés Objets Locaux Partagés) et des technologies similaires pour personnaliser et améliorer votre expérience en ligne. Adobe Flash Player est une application qui permet de développer rapidement des contenus dynamiques, comme des clips vidéo et des animations. Nous utilisons des cookies Flash pour des raisons de sécurité et pour nous aider à nous rappeler des réglages et préférences. Nous n’utilisons pas de cookies Flash ou de technologies similaires à des fins de publicité comportementale ou de publicité ciblée en fonction des centres d’intérêt. Pour gérer les cookies Flash, rendez-vous sur le site Internet d’Adobe à l’adresse http://kb2.adobe.com/cps/526/52697ee8.html ou rendez-vous sur www.adobe.com

Dans le cadre de nos efforts marketing, nous pouvons être amenés à utiliser des pixels invisibles et des balises web. Les pixels invisibles et les balises web sont de minuscules images graphiques déposées sur les pages du site Internet ou dans nos emails qui nous permettent de savoir si vous avez effectué une action spécifique. Lorsque vous accédez à ces pages ou que vous cliquez sur, ou ouvrez, un email, les pixels invisibles et les balises web nous informent de cette action. Ces outils nous permettent de mesurer la réponse à nos communications et d’améliorer nos pages web et nos offres. Les informations collectées à l’aide de ces technologies dans nos emails peuvent être associées à l’adresse électronique du destinataire.

Nous collectons divers types d'informations provenant des cookies et des autres technologies dont nous nous servons. Par exemple, nous pouvons collecter des informations sur l'appareil que vous utilisez pour accéder à notre site Internet, sur le type de système d'exploitation que vous utilisez, sur votre navigateur, votre domaine et autres paramètres du système, ainsi que sur la langue que votre système utilise et le pays et le fuseau horaire dans lesquels se trouve votre appareil. Nos journaux de serveur enregistrent également l'adresse IP de l'appareil que vous utilisez pour vous connecter à Internet. Une adresse IP est un numéro unique que les appareils utilisent pour s’identifier et communiquer entre eux sur Internet. Nous pouvons également collecter des informations sur le site Internet que vous avez consulté avant d’arriver sur le site de Broadridge ainsi que sur le site Internet que vous visitez après avoir consulté notre site.

Dans la plupart des cas, les informations que nous collectons par l’intermédiaire des cookies et des autres outils sont utilisées uniquement de manière non nominative, sans aucune référence à des données à caractère personnel. Par exemple, nous utilisons les informations collectées sur tous les utilisateurs de sites Internet dans le but d’optimiser nos sites Internet et de comprendre les tendances et habitudes de fréquentation des sites. Dans certains cas, nous associons à vos données à caractère personnel les informations que nous collectons à l’aide des cookies et des autres technologies. Cette Politique de confidentialité s’applique également à ces informations lorsqu’elles sont associées avec vos données à caractère personnel.

Informations de suivi (tracking) du navigateur

Sur certains de nos sites, tels que www.broadridge.com et les sites Internet de Advanced Annual Meeting Solutions (le Shareholder Forum et le Virtual Shareholder Meeting, qui peuvent être personnalisés pour le Propriétaire), et applications mobiles, nous utilisons, directement ou par l’intermédiaire de tiers, les outils de mesure et d’analyse d’audience Google Analytics, Adobe Analytics et/ou Demandbase, Inc. (« Demandbase ») afin d’obtenir, pour nous-mêmes et pour nos clients, des informations sur l’utilisation de nos sites Internet. 

Google Analytics est un outil d’analyse qui aide les propriétaires de site Internet à comprendre la manière dont les visiteurs se comportent sur leur site. Grâce à Google Analytics, nous pouvons consulter divers rapports relatifs à la manière dont les visiteurs utilisent notre site afin d’améliorer ce dernier. Cet outil est proposé par Google, Inc. (« Google »). Google Analytics utilise des « cookies » qui sont des fichiers texte déposés sur votre ordinateur afin de nous aider à analyser la manière dont les utilisateurs utilisent notre site. Les informations générées par les cookies et qui ont trait à votre utilisation de notre site Internet (comprenant votre adresse IP) sont transmises à Google et stockées sur ses serveurs aux États-Unis. Google utilise ces informations aux fins d’analyser votre utilisation de notre site Internet, de dresser des rapports sur l’activité du site et de fournir d’autres services liés à l’activité de notre site et à l’usage d’Internet. Google peut également transférer ces informations à des tiers si la loi l’y oblige ou lorsque ces tiers traitent les informations au nom et pour le compte de Google. Google peut associer ces informations avec d’autres données qu’elle détient conformément à sa politique de confidentialité disponible sur son site Internet. Vous pouvez refuser l’utilisation des cookies en choisissant les paramètres appropriés dans votre navigateur ; vous devez toutefois savoir que dans ce cas, il est possible que vous ne puissiez pas utiliser toutes les fonctionnalités de notre site Internet. En utilisant les sites Internet de Broadridge, vous consentez au traitement par Google des données vous concernant, de la manière et aux fins visées ci-dessus. Pour obtenir des renseignements sur la manière dont Google Analytics utilise les données, vous pouvez consulter la section « Comment nous utilisons les données que nous collectons lorsque vous utilisez les sites ou les applications de nos partenaires » à l’adresse www.google.com/policies/privacy/partners/.

Broadridge utilise également les outils de web analytics proposés par Adobe. Ces outils proposent des fonctions d’analyse et de suivi des données similaires. Pour obtenir des renseignements sur la confidentialité et les produits d’analyse d’Abode, et pour exercer vos choix en matière de confidentialité auprès d’Adobe, vous pouvez consulter le Centre de Traitement des Données Personnelles d’Adobe à l’adresse suivante : http://www.adobe.com/privacy/marketing-cloud.html.

Broadridge fournit à Demandbase les adresses IP des visiteurs de sites de Broadridge, enregistrées par les serveurs de Broadridge. L’outil de web analytics de Demandbase identifie ensuite les informations sur la fréquentation des sites de Broadridge et sur les visiteurs, dont notamment le secteur, la taille, le lieu et le chiffre d’affaires, en utilisant l’importante base de données d’adresses IP de sociétés détenue par Demandbase. En utilisant les sites Internet de Broadridge, vous consentez au traitement par Demandbase de votre adresse IP et des données vous concernant, de la manière décrite ci-dessus.

Actuellement, nos sites Internet ne prévoient pas de mécanisme permettant de reconnaitre les divers signaux Do Not Track dans les navigateurs web. En revanche, nous proposons aux utilisateurs des options pour gérer leurs préférences en matière de cookies comme décrit ci-dessus. Pour obtenir des renseignements sur les signaux de suivi des navigateurs et la fonction Do Not Track, vous pouvez consulter le site http://www.allaboutdnt.org/.

Réseaux sociaux et publicités ciblées

Nos sites Internet peuvent vous permettre d’interagir avec nous et avec d’autres via des plateformes de réseaux sociaux comme Facebook, Twitter, LinkedIn et Instagram. Bien que nous respections  les politiques de confidentialité de chaque réseau social, il est possible que nous collections des données à caractère personnel sur vous et vos amis si vous choisissez d’utiliser ces outils.

Lorsque vous utilisez des plateformes telles que Facebook et Google, nous pouvons afficher des publicités personnalisées en fonction de vos centres d’intérêt. Ces plateformes nous permettent de personnaliser les publicités que nous diffusons. Nous ne communiquons à ces plateformes aucune de vos données à caractère personnel. Toutefois, nous pouvons transformer votre adresse électronique en un numéro unique que la plateforme peut faire coïncider avec son utilisateur afin que la publicité puisse être diffusée. Bien que nous ne communiquions aucune donnée à caractère personnel à ces plateformes, ces dernières peuvent obtenir des informations sur les utilisateurs qui répondent aux publicités que nous affichons.

Applications mobiles

Nous pouvons proposer des applications mobiles qui vous permettent d’accéder à votre compte, de communiquer avec nous en ligne et de recevoir d’autres informations via votre smartphone. Toutes les données à caractère personnel collectées par Broadridge via ses applications mobiles sont protégées par les termes de cette Politique de confidentialité.   

Lorsque vous téléchargez nos applications mobiles, vous pouvez nous autoriser à déterminer l’endroit précis où vous vous trouvez, à partir de votre appareil mobile. Nous utilisons cette information pour vous fournir du contenu personnalisé et à des fins d’analyse en interne.

Nous pouvons également proposer des notifications automatiques (ou « push »). Nous enverrons des notifications push uniquement aux personnes qui ont accepté de recevoir ces notifications de la part de Broadridge. Vous n’avez pas besoin de nous fournir des informations de localisation ni d’autoriser les notifications push pour pouvoir utiliser nos applications mobiles. Pour toutes questions relatives à la confidentialité en cas d’activation de la localisation et des notifications push, vous devez contacter votre opérateur mobile ou le fabricant de votre appareil pour savoir comment ajuster vos paramètres.

Vos données sont-elles collectées à des fins de prospection commerciale ?

Broadridge est une entreprise « business to business » et ne commercialise pas ses services auprès des particuliers. Néanmoins, Broadridge fournit certaines informations par abonnement et utilise un système d’opt-in pour le choix des communications électroniques transmises dans des domaines spécifiques. Ces communications électroniques contiennent des liens permettant de se désinscrire desdites communications à l’avenir. Broadridge peut également utiliser les données à caractère personnel que vous fournissez sur ses sites Internet aux fins de vous contacter, de répondre à vos demandes de renseignement ou de contacter votre société pour transmettre des informations sur les produits et services de Broadridge ou de ses sociétés affiliées. Si vous ne souhaitez pas que vos données soient utilisées à des fins de prospection commerciale, veuillez nous envoyer un email à info@broadridge.com. Broadridge n’envoie pas de communications commerciales à des personnes qui lui transmettent des données à caractère personnel via un site Internet hébergé pour un Propriétaire.

Comment accéder à vos données, les rectifier ou les mettre à jour?

Vous avez le droit de consulter et de modifier les données à caractère personnel que vous avez fournies sur l’un quelconque de nos sites Internet, en nous contactant à l’aide du lien inséré sur le site concerné. Notre service d’assistance client peut également vous aider si vous avez d’autres demandes liées à des données dont nous disposons vous concernant. Veuillez adresser vos demandes à privacy@broadridge.com.

Comment protégeons-nous vos données ?

Nous prenons des mesures raisonnables pour empêcher la perte, l’utilisation abusive et la falsification des données en notre possession. Par exemple, nous avons mis en place des procédures physiques, logiques et administratives pour protéger et sécuriser les données que nous traitons et conservons. Nous utilisons également des solutions de chiffrement et de pare-feu afin de protéger les données sensibles qui sont transmises en ligne.

Comment pouvez-vous nous aider à protéger vos données ?

Si vous vous êtes inscrit sur un site Internet Broadridge ou sur un site hébergé par Broadridge, nous vous recommandons de ne communiquer à personne votre mot de passe. Nous ne vous demanderons jamais votre mot de passe lors d’un appel téléphonique non sollicité ou dans un email non sollicité. Par ailleurs, n’oubliez pas de vous déconnecter du site et de fermer la fenêtre de votre navigateur lorsque vous avez terminé votre navigation. En effet, de cette manière, une personne qui a accès à votre ordinateur ne peut plus accéder à vos données à caractère personnel et à vos correspondances.

Pouvons-nous modifier cette Politique de confidentialité ?

Il est possible que nous ayons besoin de temps à autre d’utiliser des données à caractère personnel d’une manière qui n’est pas prévue par cette Politique de confidentialité. En cas de modification importante apportée à cette Politique de confidentialité ou à la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel, nous vous en informerons soit en publiant et en mettant en évidence les modifications avant qu’elles ne soient appliquées, soit  en vous envoyant directement une notification. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette Politique de confidentialité pour savoir comment Broadridge protège vos données.

Transferts internationaux de données 

Broadridge et certaines sociétés affiliées procèdent au traitement de données à caractère personnel. Broadridge s’engage à traiter ces données à caractère personnel conformément aux lois applicables. Les transferts de données à caractère personnel depuis l’Espace Economique Européen sont autorisés s’ils sont encadrés par des clauses contractuelles types approuvées ou par tout autre moyen approprié. Broadridge a initialement participé aux programmes Safe Harbor de protection des données à caractère personnel mis en place entre les États-Unis et l’Union européenne et entre les États-Unis et la Suisse. Bien que les principes du Safe Harbor ne constituent plus un fondement valable pour le transfert des données à caractère personnel de l’Union européenne, Broadridge continue de s’y conformer en interne comme preuve de son engagement à protéger les données à caractère personnel.             

Politique en matière de protection des données à caractère personnel pour les numéros de sécurité sociale

Broadridge est autorisée à collecter les numéros de sécurité sociale dans le cadre normal de certaines de ses activités. Broadridge a mis en place des mesures de sécurité techniques, physiques et administratives raisonnables qui aident à protéger les numéros de sécurité sociale contre toute utilisation illégale et divulgation non autorisée. Tous les collaborateurs et prestataires de services de Broadridge sont tenus de suivre les procédures ci-dessous.

En particulier :

  • L’accès aux numéros de sécurité sociale est limité aux collaborateurs et prestataires de services qui ont besoin d’en avoir connaissance afin de remplir leurs fonctions ou missions pour Broadridge,
  • Les numéros de sécurité sociale ne sont révélés à des tiers que conformément aux règles et politiques en vigueur de Broadridge. Broadridge ne divulguera les numéros de sécurité sociale qu’aux prestataires de services, commissaires aux comptes, consultants et/ou ayants cause ou ayants droit qui sont légalement ou contractuellement tenus d’assurer leur protection, ou tel que requis ou autorisé par la législation en vigueur. 

Autres sites

Les sites de Broadridge peuvent contenir des liens vers d’autres sites, y compris ceux de nos partenaires commerciaux. Même si nous nous efforçons de ne fournir des liens que vers des sites qui partagent nos hautes exigences et notre respect pour la vie privée et la confidentialité, nous déclinons toute responsabilité concernant les pratiques auxquelles se livrent les autres sites en matière de vie privée et de confidentialité.

Programme de sécurité des données de Broadridge Corporate Issuer Solutions

Broadridge Corporate Issuer Solutions, une société dûment constituée fournissant des services d’agent de transfert, propose un programme de sécurité des données visant à examiner le risque que les données client acquises dans le cadre de son activité soient révélées accidentellement sans autorisation, utilisées de manière abusive, falsifiées, détruites ou compromises de toute autre manière. Dans le cadre de ce programme de sécurité des données, Corporate Issuer Solutions a conçu et mis en place des mesures de sécurité visant à empêcher toute divulgation, utilisation abusive, falsification, destruction ou compromission de cet ordre, et a mis en œuvre des mesures appropriées afin de s’assurer que ses prestataires de services se conforment au programme.  Corporate Issuer Solutions a également adopté des protocoles pour le traitement approprié de toute information communiquée par les consommateurs acquise dans le cadre de son activité.

Corporate Issuer Solutions a mis en place plusieurs mesures de sécurité physiques, électroniques et procédurales afin d’empêcher la communication non autorisée de données à caractère personnel des actionnaires, en ce compris la communication d’informations limitée aux salariés ayant besoin d’y accéder et le cryptage de transmissions sensibles sur le site Internet utilisant le protocole de sécurisation des échanges Secure Sockets Layer (SSL). Corporate Issuer Solutions peut également conserver tout ou partie des données à caractère personnel suivantes concernant les actionnaires individuels :

  • Nom et adresse(s) de l’actionnaire ;
  • Numéro d’identification fiscale de l’actionnaire ;
  • Informations relatives à l’actionnariat, l’historique et/ou les dividendes de l’actionnaire ;
  • Dans certains cas, les numéros de téléphone et/ou adresses de messagerie électronique de l’actionnaire ;
  • Dans certains cas, des informations relatives au compte bancaire ou de courtage de l’actionnaire ;
  • Dans certains cas, des informations provenant de documents fiscaux requises afin de traiter les déclarations fiscales, les cessions de titres et autres transactions impliquant des actions.

En conservant des registres des actions et des actionnaires, Corporate Issuer Solutions agit en qualité d’agent pour l’émetteur des actions et, de ce fait, doit fournir les informations mentionnées ci-dessus à l’émetteur ou aux personnes désignées. Corporate Issuer Solutions ne fournit aucune des informations ci-dessus sur d’anciens actionnaires ou des actionnaires existants à des tiers, sauf pour fournir les services ou si la loi l’y autorise. Corporate Issuer Solutions fournira des données à caractère personnel :

  • lorsque nécessaire pour exécuter, gérer ou donner effet à une transaction demandée par l’actionnaire ;
  • lorsque l’actionnaire demandera ou autorisera la communication de ces informations ;
  • si la communication de ces informations est nécessaire pour empêcher la fraude ;
  • si la communication de ces informations est nécessaire à l’exécution par Corporate Issuer Solutions de ses obligations ;
  • si ces informations sont nécessaires à la réalisation par des tiers de services au nom de Corporate Issuer Solutions ;
  • si la communication de ces informations est requise par la loi.

Pour toutes questions ou commentaires concernant cette Politique de confidentialité, vous pouvez nous contacter sur privacy@broadridge.com.

Cette Politique de confidentialité a été mise à jour le 1er février 2017.