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Politique relative à la protection des données de Broadridge

Broadridge attache une grande importance à la protection des données et au respect de la vie privée. La finalité de notre programme global de protection des données est de veiller à ce que nous traitions les données à caractère personnel de manière appropriée. Les termes ci‑dessous exposent selon quelles modalités nous recueillons les données à caractère personnel auprès de nos clients et partenaires commerciaux et de quelle manière nous les utilisons. Pour toute question supplémentaire concernant la confidentialité ou la sécurité de vos données à caractère personnel, veuillez contacter le service en charge de la protection des données de Broadridge.

  1. POLITIQUE RELATIVE À LA PROTECTION DES DONNÉES DE BROADRIDGE
  2. PROGRAMME DE SÉCURITÉ DES DONNÉES DE BROADRIDGE CORPORATE ISSUER SOLUTIONS
  3. BOUCLIER DE PROTECTION DES DONNÉES (PRIVACY SHIELD) ET INFORMATIONS IMPORTANTES POUR LES RESSORTISSANTS DE L’ESPACE ÉCONOMIQUE EUROPÉEN (EEE) ET DE LA SUISSE
  4. COMMENT NOUS CONTACTER ET CONTACTER NOTRE RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES DONNÉES

POLITIQUE RELATIVE À LA PROTECTION DES DONNÉES DE BROADRIDGE

La présente Politique relative à la protection des données décrit les pratiques mises en place par Broadridge concernant les données à caractère personnel qu’elle collecte auprès des visiteurs du site www.broadridge.com et d’autres sites Internet et applications mobiles de Broadridge ou de sites Internet hébergés par Broadridge contenant un lien vers la présente Politique relative à la protection des données. La présente Politique expose également selon quelles modalités nous recueillons les données à caractère personnel auprès de nos clients, de nos fournisseurs et d’autres personnes avec lesquelles nous entretenons des relations commerciales, et de quelle manière nous utilisons ces données.  

Que sont les données à caractère personnel?

Les « données à caractère personnel » sont des informations qui peuvent servir à vous identifier, à vous localiser ou à vous contacter. Nous collectons les types de données à caractère personnel suivants :

  • Vos coordonnées qui nous permettent de communiquer avec vous, tels que votre nom, nom d’utilisateur, adresse postale, numéros de téléphone, adresse électronique ou autres adresses qui nous permettent de vous envoyer des messages.
  • Des données relatives aux relations que vous entretenez qui nous permettent de faire affaire avec vous, telles que vos qualifications et affiliations professionnelles ainsi que tous les types de produits et de services qui seraient susceptibles de vous intéresser ou de présenter un intérêt pour votre entreprise.
  • Des données relatives aux transactions effectuées portant sur la manière dont vous interagissez avec Broadridge, dont votre historique d’achats, les informations relatives à votre compte client et les données sur la manière dont vous utilisez nos sites Internet et nos applications.

Dans certains cas, nous exploitons ou hébergeons des sites Internet qui appartiennent à nos clients, dont des banques, des sociétés de courtage, des fonds communs de placement ou autres sociétés commerciales (le « Propriétaire » du site Internet). Sur ces sites hébergés, nous pouvons également collecter auprès de vous des données à caractère personnel sensibles qui, pour certains services, peuvent comprendre votre numéro de compte et numéro de sécurité sociale ainsi que des informations que vous fournissez au moment d’accéder à votre compte en ligne ou de réaliser des transactions. Toutes les données à caractère personnel et les données sensibles collectées sur ces sites hébergés par Broadridge sont considérées comme des « Informations Confidentielles » du Propriétaire. Nous recevons également des Informations Confidentielles qui sont envoyées directement par les Propriétaires à des fins de traitement.

Comment les données à caractère personnel sont-elles collectées, utilisées et communiquées par Broadridge?

Sur les sites Internet de Broadridge, nous collectons les données à caractère personnel que vous nous communiquez dans le but de vous fournir ou de fournir à nos clients des produits, des services et des informations, ou de vous contacter à propos de ces produits, services et informations, et ce afin d’améliorer vos visites sur les sites ou d’assurer un suivi à l’issue de vos visites. Nous sommes susceptibles de recevoir des données à caractère personnel vous concernant qui sont envoyées par votre entreprise comme, par exemple, lorsqu’un Propriétaire nous communique des données sur les collaborateurs qui sont autorisés à bénéficier de services d’assistance ou autres services. Nous pouvons également être amenés à collecter des données vous concernant auprès de fournisseurs de données tiers qui viennent enrichir nos fichiers et nous aident à mieux comprendre nos clients, ou par le biais de réseaux sociaux accessibles au grand public tels que LinkedIn ou Twitter.

Lorsque vous utilisez nos sites Internet, nos produits et nos applications, nous recueillons des données relatives aux transactions effectuées, qui portent sur votre session et votre activité. Outre les données que vous communiquez au cours de ces sessions, nous avons recours à des témoins et autres outils technologiques afin de collecter automatiquement des données concernant votre ordinateur et votre utilisation de notre site Internet et de nos applications. Nous pouvons collecter des données vous concernant, ou obtenir ces données par déduction, à partir de votre utilisation de nos produits et services. Nous traitons ces informations comme s’il s’agissait de données à caractère personnel lorsqu’elles sont associées à d’autres éléments d’information qui nous permettent de vous identifier. Pour toute information complémentaire sur les témoins et autres technologies similaires, veuillez consulter l’article ci‑dessous intitulé « Témoins et autres technologies de collecte de données ».

Lorsque vous nous communiquez des données à caractère personnel qui sont destinées à notre usage personnel, nous pouvons les utiliser dans le but de vous fournir les produits, services ou informations que vous avez demandés et pouvons les communiquer aux membres de notre groupe. Nous pouvons également utiliser ces données à caractère personnel pour d’autres activités internes, comme les études de marché ou la conformité.

Lorsque vous nous communiquez des données à caractère personnel ou des données sensibles sur un site que nous hébergeons, nous traitons ces données comme confidentielles et les utilisons uniquement pour fournir les services que vous avez demandés ou qui ont été demandés par le Propriétaire. Nous pouvons transmettre vos données au Propriétaire et lui fournir également des informations sur votre utilisation du site Internet. Pour toutes questions sur l’utilisation de vos données à caractère personnel par le Propriétaire, vous devez le contacter directement. Broadridge peut utiliser des données agrégées ou des statistiques sur l’utilisation de ses sites ainsi que sur les produits et services utilisés sur ses sites. Ces statistiques ne comprennent pas de données à caractère personnel.

Nous pouvons transmettre toutes données à caractère personnel, y compris des Informations Confidentielles, à nos fournisseurs et autres tiers qui réalisent des prestations pour notre compte. En revanche, nous interdisons à ces sociétés d’utiliser vos données à caractère personnel pour des finalités qui leur sont propres.

Par ailleurs, nous pouvons toujours divulguer toutes données et informations lorsque cela est requis par la loi, lorsque cela est nécessaire à des fins de santé ou de sécurité, ou si cela s’avère nécessaire pour protéger nos droits, notamment à des autorités chargées de veiller au respect de la loi et des tribunaux aux États‑Unis et dans d’autres pays dans lesquels nous menons des activités conformément à la législation applicable. Par exemple, nous pouvons divulguer des informations vous concernant dans le cadre d’une assignation ou d’une cession d’actifs de notre société.

Enfin, si vous vous trouvez en dehors des États‑Unis, nous conserverons vos données à caractère personnel aux États‑Unis. Nous pouvons transférer vos données à caractère personnel vers d’autres pays que celui où vous vous trouvez ou d’autres pays que les États‑Unis. Toutefois, nous garantissons un niveau de protection adéquat pour vos données à caractère personnel conformément à la législation applicable.

Témoins (cookies) et autres technologies de collecte de données

Lorsque vous visitez notre site Internet ou utilisez nos applications mobiles, nous pouvons collecter certaines informations par des moyens automatisés, grâce à des technologies comme les témoins, les pixels invisibles, les outils d’analyse de navigateur, les journaux de serveur et les balises Web. En revanche, nous n’utilisons pas de témoins ou autres traceurs sur des pages de nos sites Internet qui proposent des services d’hébergement, d’accès et de notification à des entreprises du secteur public.

Lorsque vous visitez notre site Internet, nous déposons des témoins sur votre ordinateur. Les témoins sont de petits fichiers texte que les sites Internet envoient vers votre ordinateur ou tout autre appareil connecté à Internet afin d’identifier de manière unique votre navigateur ou de mémoriser des informations ou des paramètres dans votre navigateur. Les témoins nous permettent de vous reconnaître lorsque vous revenez sur nos sites Internet. Ils nous aident également à vous fournir une expérience personnalisée et à détecter certains types de fraude. Dans de nombreux cas, vous avez la possibilité de gérer vos préférences en matière de témoins et de refuser l’utilisation de témoins et d’autres technologies de collecte de données, et ce en ajustant les paramètres de votre navigateur. Tous les navigateurs sont différents. Nous vous conseillons donc de consulter la rubrique « Aide » de votre navigateur pour connaitre les paramètres de confidentialité disponibles.

Nous pouvons également utiliser des témoins Flash (également appelés Objets Locaux Partagés) et des technologies similaires pour personnaliser et améliorer votre expérience en ligne. Adobe Flash Player est une application qui permet de développer rapidement des contenus dynamiques, comme des clips vidéo et des animations. Nous utilisons des témoins Flash pour des raisons de sécurité et pour nous aider à nous rappeler des réglages et préférences. Nous n’utilisons pas de témoins Flash ou de technologies similaires à des fins de publicité comportementale ou de publicité ciblée en fonction des centres d’intérêt. Pour gérer les témoins Flash, rendez-vous sur le site Internet d’Adobe à l’adresse http://kb2.adobe.com/cps/526/52697ee8.html ou rendez-vous sur www.adobe.com

Dans le cadre de nos efforts marketing, nous pouvons être amenés à utiliser des pixels invisibles, dont le pixel Outbrain, et des balises Web. Les pixels invisibles et les balises Web sont de minuscules images graphiques déposées sur les pages du site Internet ou dans nos courriels qui nous permettent de savoir si vous avez effectué une action spécifique. Lorsque vous accédez à ces pages ou que vous cliquez sur, ou ouvrez, un courriel, les pixels invisibles et les balises Web nous informent de cette action. Ces outils nous permettent de mesurer la réponse à nos communications et d’améliorer nos pages Web et nos offres. Les informations collectées à l’aide de ces technologies dans nos courriels peuvent être associées à l’adresse électronique du destinataire.

Nous collectons divers types d'informations provenant des témoins et des autres technologies dont nous nous servons. Par exemple, nous pouvons collecter des informations sur l'appareil que vous utilisez pour accéder à notre site Internet, sur le type de système d'exploitation que vous utilisez, sur votre navigateur, votre domaine et d’autres paramètres du système, ainsi que sur la langue que votre système utilise et le pays et le fuseau horaire dans lesquels se trouve votre appareil. Nos journaux de serveur enregistrent également l'adresse IP de l'appareil que vous utilisez pour vous connecter à Internet. Une adresse IP est un numéro unique que les appareils utilisent pour s’identifier et communiquer entre eux sur Internet. Nous pouvons également collecter des informations sur le site Internet que vous avez consulté avant d’arriver sur le site de Broadridge ainsi que sur le site Internet que vous visitez après avoir consulté notre site.

Dans la plupart des cas, les informations que nous collectons par l’intermédiaire des témoins et des autres outils sont utilisées uniquement de manière non nominative, sans aucune référence à des données à caractère personnel. Par exemple, nous utilisons les informations collectées sur tous les utilisateurs de sites Internet dans le but d’optimiser nos sites Internet et de comprendre les tendances et habitudes de fréquentation des sites. Dans certains cas, nous associons à vos données à caractère personnel les informations que nous collectons à l’aide des témoins et des autres technologies. La présente Politique relative à la protection des données s’applique également à ces informations lorsqu’elles sont associées avec vos données à caractère personnel.

Informations de suivi (tracking) du navigateur

Sur certains de nos sites, tels que www.broadridge.com et les sites Internet de Advanced Annual Meeting Solutions (le Shareholder Forum et le Virtual Shareholder Meeting, qui peuvent être personnalisés pour le Propriétaire), et applications mobiles, nous utilisons, directement ou par l’intermédiaire de tiers, les outils de mesure et d’analyse d’audience Google Analytics, Adobe Analytics et/ou Demandbase, Inc. (« Demandbase ») afin d’obtenir, pour nous-mêmes et pour nos clients, des informations sur l’utilisation de nos sites Internet. 

Google Analytics est un outil d’analyse qui aide les propriétaires de site Internet à comprendre la manière dont les visiteurs se comportent sur leur site. Grâce à Google Analytics, nous pouvons consulter divers rapports relatifs à la manière dont les visiteurs utilisent notre site afin d’améliorer ce dernier. Cet outil est proposé par Google, Inc. (« Google »). Google Analytics utilise des « témoins » qui sont des fichiers texte déposés sur votre ordinateur afin de nous aider à analyser la manière dont les utilisateurs utilisent notre site. Les informations générées par les témoins et qui ont trait à votre utilisation de notre site Internet (comprenant votre adresse IP) sont transmises à Google et stockées sur ses serveurs aux États‑Unis. Google utilise ces informations aux fins d’analyser votre utilisation de notre site Internet, de dresser des rapports sur l’activité du site et de fournir d’autres services liés à l’activité de notre site et à l’usage d’Internet. Google peut également transférer ces informations à des tiers si la loi l’y oblige ou lorsque ces tiers traitent les informations au nom et pour le compte de Google. Google peut associer ces informations avec d’autres données qu’elle détient conformément à sa politique de confidentialité disponible sur son site Internet. Vous pouvez refuser l’utilisation des témoins en choisissant les paramètres appropriés dans votre navigateur; vous devez toutefois savoir que dans ce cas, il est possible que vous ne puissiez pas utiliser toutes les fonctionnalités de notre site Internet. En utilisant les sites Internet de Broadridge, vous consentez au traitement par Google des données vous concernant, de la manière et aux fins visées ci‑dessus. Pour obtenir des renseignements sur la manière dont Google Analytics utilise les données, vous pouvez consulter la section « Comment nous utilisons les données que nous collectons lorsque vous utilisez les sites ou les applications de nos partenaires » à l’adresse www.google.com/policies/privacy/partners/.

Broadridge utilise également les outils analytiques Web proposés par Adobe. Ces outils proposent des fonctions d’analyse et de suivi des données similaires. Pour obtenir des renseignements sur la confidentialité et les produits d’analyse d’Abode, et pour exercer vos choix en matière de confidentialité auprès d’Adobe, vous pouvez consulter le Centre de traitement des données personnelles d’Adobe à l’adresse suivante : http://www.adobe.com/privacy/marketing-cloud.html.

Broadridge fournit à Demandbase les adresses IP des visiteurs de sites de Broadridge, enregistrées par les serveurs de Broadridge. L’outil analytique Web de Demandbase identifie ensuite les informations sur les visiteurs des sites de Broadridge, notamment le secteur, la taille, le lieu et le chiffre d’affaires, en utilisant l’importante base de données d’adresses IP de sociétés détenue par Demandbase. En utilisant les sites Internet de Broadridge, vous consentez au traitement par Demandbase de votre adresse IP et des données vous concernant, de la manière décrite ci‑dessus.

Actuellement, nos sites Internet ne prévoient pas de mécanisme permettant de reconnaitre les divers signaux « Interdire le suivi » dans les navigateurs Web. En revanche, nous proposons aux utilisateurs des options pour gérer leurs préférences en matière de témoins comme il est décrit ci‑dessus. Pour obtenir des renseignements sur les signaux de suivi des navigateurs et la fonction « Interdire le suivi », vous pouvez consulter le site http://www.allaboutdnt.org/.

Réseaux sociaux et publicités ciblées

Nos sites Internet peuvent vous permettre d’interagir avec nous et avec d’autres via des plateformes de réseaux sociaux comme Facebook, Google, Twitter, LinkedIn et Instagram. Bien que nous respections les politiques relatives à la protection des données de chaque réseau social, nous pouvons être amenés à collecter des données à caractère personnel vous concernant si vous choisissez d’utiliser ces outils.

Lorsque vous utilisez ces plateformes, nous pouvons afficher des publicités personnalisées en fonction de vos centres d’intérêt. Ces plateformes nous permettent de personnaliser les publicités que nous diffusons. Nous ne communiquons à ces plateformes aucune de vos données à caractère personnel. Toutefois, nous pouvons transformer votre adresse électronique en un numéro unique que la plateforme peut faire coïncider avec son utilisateur afin que la publicité puisse être diffusée. Bien que nous ne communiquions aucune donnée à caractère personnel à ces plateformes, ces dernières peuvent obtenir des informations sur les utilisateurs qui répondent aux publicités que nous affichons.

Applications mobiles

Nous pouvons proposer des applications mobiles qui vous permettent d’accéder à votre compte, de communiquer avec nous en ligne et de recevoir d’autres informations via votre smartphone. Toutes les données à caractère personnel collectées par Broadridge via ses applications mobiles sont protégées par les termes de la présente Politique relative à la protection des données.

Lorsque vous téléchargez nos applications mobiles, vous pouvez nous autoriser à déterminer l’endroit précis où vous vous trouvez, à partir de votre appareil mobile. Nous utilisons cette information pour vous fournir du contenu personnalisé et à des fins d’analyse en interne.

Nous pouvons également proposer des notifications automatiques (ou « push »). Nous enverrons des notifications push uniquement aux personnes qui ont accepté de recevoir ces notifications de la part de Broadridge. Vous n’avez pas besoin de nous fournir des informations de localisation ni d’autoriser les notifications push pour pouvoir utiliser nos applications mobiles. Pour toutes questions relatives à la confidentialité en cas d’activation de la localisation et des notifications push, vous devez contacter votre fournisseur de services mobiles ou le fabricant de votre appareil pour savoir comment ajuster vos paramètres.

Vos données sont-elles collectées à des fins de prospection commerciale?

Broadridge offre des services interentreprises et ne commercialise pas ses services auprès des particuliers. Néanmoins, Broadridge fournit certaines informations par abonnement et utilise un système à option d’adhésion pour le choix des communications électroniques transmises dans des domaines spécifiques. Ces communications électroniques contiennent des liens permettant de se désabonner de celles‑ci. Broadridge peut également utiliser les données à caractère personnel que vous fournissez sur ses sites Internet aux fins de vous contacter, de répondre à vos demandes de renseignements ou de contacter votre société pour transmettre des informations sur les produits et services de Broadridge ou des membres de son groupe. Si vous ne souhaitez pas que vos données soient utilisées à des fins de prospection commerciale, veuillez nous envoyer un courriel à info@broadridge.com. Broadridge n’envoie pas de communications commerciales à des personnes qui lui transmettent des données à caractère personnel via un site Internet hébergé pour un Propriétaire.

Comment accéder à vos données, les rectifier ou les mettre à jour?

Vous pouvez consulter et rectifier les données à caractère personnel que vous avez fournies sur l’un quelconque de nos sites Internet en nous contactant à l’aide du lien inséré sur le site. Notre service d’assistance client peut également vous aider si vous avez d’autres demandes liées à des données dont nous disposons vous concernant. Veuillez adresser vos demandes à privacy@broadridge.com.

Comment protégeons-nous vos données?

Nous prenons des mesures raisonnables pour empêcher la perte, l’utilisation abusive et la falsification des données en notre possession. Par exemple, nous avons mis en place des procédures physiques, logiques et administratives pour protéger et sécuriser les données que nous traitons et conservons. Nous utilisons également des solutions de chiffrement et de pare-feu afin de protéger les données sensibles qui sont transmises en ligne.

Comment pouvez-vous nous aider à protéger vos données?

Si vous vous êtes inscrit sur un site Internet Broadridge ou sur un site hébergé par Broadridge, nous vous recommandons de ne communiquer à personne votre mot de passe. Nous ne vous demanderons jamais votre mot de passe lors d’un appel téléphonique non sollicité ou dans un courriel non sollicité. Par ailleurs, n’oubliez pas de vous déconnecter du site et de fermer la fenêtre de votre navigateur lorsque vous avez terminé votre navigation. En effet, de cette manière, une personne qui a accès à votre ordinateur ne peut plus accéder à vos données à caractère personnel et à vos correspondances.

Pouvons-nous modifier la présente Politique relative à la protection des données?

Nous sommes susceptibles de mettre à jour la présente Politique relative à la protection des données à l’occasion afin de tenir compte de nouvelles pratiques ou de pratiques différentes en matière de protection des données. En cas de modifications importantes apportées à la présente Politique relative à la protection des données, nous vous en informerons en publiant une notification en ligne. Par ailleurs, si ces changements modifient fortement la manière dont nous utilisons ou divulguons des données à caractère personnel collectées antérieurement, nous porterons ces changements à votre connaissance.

Politique en matière de protection des données à caractère personnel pour les numéros de sécurité sociale

Broadridge est autorisée à collecter les numéros de sécurité sociale dans le cadre normal de certaines de ses activités. Broadridge a mis en place des mesures de sécurité techniques, physiques et administratives raisonnables qui aident à protéger les numéros de sécurité sociale contre toute utilisation illégale et divulgation non autorisée. Tous les collaborateurs et prestataires de services de Broadridge sont tenus de suivre les procédures ci‑dessous.

En particulier :

  • L’accès aux numéros de sécurité sociale est limité aux collaborateurs et prestataires de services qui ont besoin d’en avoir connaissance afin de remplir leurs fonctions ou missions pour Broadridge,
  • Les numéros de sécurité sociale ne sont révélés à des tiers que conformément aux règles et politiques en vigueur de Broadridge. Broadridge ne divulguera les numéros de sécurité sociale qu’aux prestataires de services, auditeurs, consultants et/ou ayants cause ou ayants droit qui sont légalement ou contractuellement tenus d’assurer leur protection, ou tel que requis ou autorisé par la législation en vigueur. 

Autres sites

Les sites de Broadridge peuvent contenir des liens vers d’autres sites, y compris ceux de ses partenaires commerciaux. Même si nous nous efforçons de ne fournir des liens que vers des sites qui partagent nos hautes exigences et notre respect pour la vie privée et la confidentialité, nous déclinons toute responsabilité concernant les pratiques auxquelles se livrent les autres sites en matière de vie privée et de confidentialité.

Données relatives aux candidats à un poste et aux ressources humaines

Si vous nous avez adressé une candidature à un poste, les données à caractère personnel communiquées dans le cadre de votre candidature seront utilisées uniquement à des fins de recrutement et autres finalités courantes en matière de ressources humaines. Les candidats à un poste, les salariés en poste et les anciens salariés ainsi que toutes autres personnes dont les données sont traitées dans le cadre de nos activités liées aux ressources humaines peuvent contacter le service en charge de la protection des données de Broadridge ou leur interlocuteur local en matière de ressources humaines afin d’obtenir des informations sur le Programme de protection de données en matière de ressources humaines de Broadridge.  

Programme de sécurité des données de Broadridge Corporate Issuer Solutions

Broadridge Corporate Issuer Solutions, agent des transferts inscrit, propose un programme de sécurité des données visant à examiner le risque que les données client acquises dans le cadre de son activité soient révélées accidentellement sans autorisation, utilisées de manière abusive, falsifiées, détruites ou compromises de toute autre manière. Dans le cadre de ce programme de sécurité des données, Corporate Issuer Solutions a conçu et mis en place des mesures de sécurité visant à empêcher toute divulgation, utilisation abusive, falsification, destruction ou compromission de cet ordre, et a mis en œuvre des mesures appropriées afin de s’assurer que ses prestataires de services se conforment au programme. Corporate Issuer Solutions a également adopté des protocoles pour le traitement approprié de toute information communiquée par les consommateurs acquise dans le cadre de son activité.

Corporate Issuer Solutions a mis en place plusieurs mesures de sécurité physiques, électroniques et procédurales afin d’empêcher la communication non autorisée de données à caractère personnel des actionnaires, y compris la communication d’informations limitée aux salariés ayant besoin d’y accéder et le cryptage de transmissions sensibles sur le site Internet utilisant le protocole de sécurisation des échanges Secure Sockets Layer (SSL). Corporate Issuer Solutions peut également conserver tout ou partie des données à caractère personnel suivantes concernant les actionnaires individuels :

  • Nom et adresse(s) de l’actionnaire;
  • Numéro d’identification fiscale de l’actionnaire;
  • Informations relatives à l’actionnariat, l’historique et/ou les dividendes de l’actionnaire;
  • Dans certains cas, les numéros de téléphone et/ou adresses de messagerie électronique de l’actionnaire;
  • Dans certains cas, des informations relatives au compte bancaire ou de courtage de l’actionnaire;
  • Dans certains cas, des informations provenant de documents fiscaux requises afin de traiter les déclarations fiscales, les cessions de titres et autres transactions impliquant des valeurs mobilières.

En conservant des registres des valeurs mobilières et des actionnaires, Corporate Issuer Solutions agit en qualité d’agent pour l’émetteur des valeurs mobilières et, de ce fait, doit fournir les informations mentionnées ci‑dessus à l’émetteur ou aux personnes désignées. Corporate Issuer Solutions ne fournit aucune des informations ci‑dessus sur d’anciens actionnaires ou des actionnaires existants à des tiers, sauf pour exécuter les services ou si la loi l’y autorise. Corporate Issuer Solutions fournira des données à caractère personnel :

  • lorsque nécessaire pour exécuter, gérer ou donner effet à une transaction demandée par l’actionnaire;
  • lorsque l’actionnaire demandera ou autorisera la communication de ces informations;
  • si la communication de ces informations est nécessaire pour empêcher la fraude;
  • si la communication de ces informations est nécessaire à l’exécution par Corporate Issuer Solutions de ses obligations;
  • si ces informations sont nécessaires à la réalisation par des tiers de services au nom de Corporate Issuer Solutions;
  • si la communication de ces informations est requise par la loi.

Bouclier de protection des données (Privacy Shield) et informations importantes pour les ressortissants de l’Espace économique européen (EEE) et de la Suisse

Broadridge prévoit cette politique supplémentaire sur la protection des données pour apporter aux ressortissants de l’Espace économique européen (EEE) et de la Suisse les informations complémentaires prévues et requises par le Règlement (UE) général sur la protection des données (RGPD) et pour expliquer son engagement vis‑à‑vis des accords relatifs au bouclier de protection des données (Privacy Shield Frameworks) UE–États‑Unis et Suisse–États‑Unis. Ces stipulations, ainsi que ce qui est exposé dans la Politique relative à la protection des données de Broadridge, ont trait à nos pratiques en matière de protection des données à caractère personnel au sein de l’Espace économique européen (EEE) et de la Suisse.

  1. Informations relatives à Broadridge

Broadridge Financial Solutions, Inc.

Attn: General Counsel

5 Dakota Drive

Suite 300

Lake Success, New York 11042

USA

Adresse courriel : privacy@broadridge.com

  1. Finalités et bases légales du traitement des données, incluant les intérêts légitimes poursuivis

Nous ne traitons des données à caractère personnel que si notre traitement repose sur une base légale, par exemple :

  • aux fins de l’exécution d’un contrat avec vous;
  • avec votre consentement (si celui‑ci est nécessaire et si vous ne vous y êtes pas opposé, selon le cas).

Nous pouvons également traiter des données à caractère personnel sur la base de nos intérêts légitimes, à condition que ce traitement ne prévale pas sur vos droits et libertés. En particulier, nous pouvons traiter vos données à caractère personnel si cela est nécessaire :

  • pour vous protéger, nous protéger et protéger d’autres personnes contre d’éventuelles menaces (p. ex., une atteinte à la sécurité ou une fraude);
  • pour respecter les lois qui nous sont applicables dans le monde;
  • pour contribuer au bon déroulement de notre activité ou la gérer, en particulier pour fournir des services à nos clients, pour le contrôle de la qualité, la communication d’informations consolidées et le service à la clientèle;
  • pour commercialiser nos produits et services auprès des clients existants et potentiels;
  • pour mener à bien des opérations, comme des fusions ou des acquisitions;
  • de manière générale, pour nous permettre de comprendre et d’améliorer notre activité ou les relations avec les clients.
  1. Finalités pour lesquelles nous traitons vos données à caractère personnel

Nous traitons vos données à caractère personnel sur la base des intérêts légitimes mentionnés ci‑dessus et pour les finalités suivantes :

  • le traitement des données clients conformément à nos contrats clients;
  • le traitement des paiements et la gestion des comptes financiers, la gestion des contrats, l’administration du site Internet, la continuité et la reprise de l’activité en cas de catastrophe, la sécurité et la prévention de la fraude, la gouvernance d’entreprise, la communication d’informations et la conformité.
  1. Vos droits

Vous avez le droit à tout moment de vous opposer à la réception de nos messages commerciaux. Si vous ne souhaitez plus recevoir nos courriels, il vous suffit de cliquer sur le lien de « désinscription » en bas de tout courriel que nous vous envoyons. Si vous souhaitez retirer l’autorisation que vous avez pu nous donner pour l’envoi de SMS, répondez STOP au message envoyé.  

Broadridge respecte également les droits des ressortissants de l’EEE et de la Suisse d’accéder à leurs données à caractère personnel, de les rectifier ou d’obtenir leur effacement ou la limitation de leur traitement, tel que prévu par la loi. Cela signifie que :

  • vous avez généralement le droit de savoir si Broadridge conserve des données à caractère personnel vous concernant. Si nous conservons vos données à caractère personnel, nous vous en fournirons une copie (sous réserve des droits d’autres personnes). Si vos données sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit de nous demander de les mettre à jour;
  • vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel;
  • vous pouvez également nous demander d’effacer vos données à caractère personnel ou de limiter leur traitement;
  • vous avez également un droit à la portabilité des données dans certains cas.

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter par courriel à l’adresse privacy@broadridge.com ou nous écrire à l’adresse mentionnée ci‑dessus. Un membre de notre équipe Protection des données vous assistera. Avant de traiter votre demande, il est possible que nous ayons besoin de vérifier votre identité.

Si vous pensez que notre traitement de vos données à caractère personnel n’est pas conforme à la législation applicable, vous pouvez déposer une réclamation auprès du Responsable de la protection des données de Broadridge à l’adresse privacy@broadridge.com ou auprès d’une autorité de contrôle.

  1. Transferts internationaux et bouclier de protection des données

Vos données à caractère personnel peuvent être transférées, stockées ou traitées aux États‑Unis et dans d’autres pays dont les lois sur la protection des données et de la vie privée peuvent être différentes.

Pour toutes les données qui ne sont pas des données de ressources humaines, Broadridge a certifié qu’elle était en conformité avec les accords relatifs au bouclier de protection des données (Privacy Shield Frameworks) UE–États‑Unis et Suisse–États‑Unis. Pour obtenir des informations complémentaires sur le bouclier de protection des données, vous pouvez vous rendre à l’adresse suivante : https://www.privacyshield.gov/welcome.

Broadridge Financial Solutions, Inc. et les sociétés américaines membres de son groupe dont le nom figure ci‑dessous ont obtenu leur certification dans le cadre des accords relatifs au bouclier de protection des données :

Access Data Corp.

BR NYC Solutions, Inc.

Bonaire Software Solutions, LLC

Broadridge Business Process Outsourcing, LLC

Broadridge Corporate Issuer Solutions, Inc.

Broadridge FX and Liquidity Solutions, LLC

Broadridge Fluent Solutions, LLC

Broadridge Investor Communication Solutions, Inc.

Broadridge Mail, LLC

Broadridge Managed Solutions, Inc.

Broadridge Output Solutions, Inc.

Broadridge Securities Processing Solutions, LLC

Investigo Corporation

QED Financial Systems, Inc.

Une telle certification porte sur les services pour lesquels nous agissons en tant qu’entreprise de traitement des données pour le compte de nos clients, afin d’autoriser le transfert de données à caractère personnel contenues dans des Informations Confidentielles depuis l’Espace économique européen et la Suisse vers les États‑Unis. Pour consulter notre certification, vous pouvez vous rendre à l’adresse suivante : https://www.privacyshield.gov/. Nous assurons la protection d’autres données que nous transférons depuis l’Espace économique européen et la Suisse, notamment nos données de ressources humaines, au moyen d’autres mécanismes, comme les clauses contractuelles types.

Nous traitons des données clients lorsque cela est nécessaire pour fournir les services à nos clients, conformément aux contrats que nous avons conclus. Par exemple, nos clients utilisent nos services pour communiquer avec leurs clients, investisseurs et actionnaires et pour gérer et entretenir leurs relations avec eux. Nous utilisons des informations sur des personnes lorsque cela est nécessaire pour fournir ces services et également pour aider nos clients dans leurs activités de gestion des comptes et de conformité. 

Si les contrats conclus avec nos clients le prévoient, nous faisons appel à certains tiers pour fournir des services, comme des sociétés d’hébergement de données, qui ont accès aux données clients. Broadridge a conclu des contrats avec ces tiers afin de s’assurer que ces données clients sont à tout moment protégées, grâce à des mécanismes de contrôle appropriés de la sécurité et de la vie privée comparables à ceux prévus par les accords relatifs au bouclier de protection des données. Broadridge peut également communiquer des données clients si ses clients le demandent ou si cela s’avère nécessaire pour se conformer à des exigences légales ou de sécurité nationale. Pour les transferts ultérieurs de données reçues conformément aux accords relatifs au bouclier de protection des données UE–États‑Unis et Suisse–États‑Unis, Broadridge est potentiellement responsable.

Broadridge prend très au sérieux la sécurité des données clients. Nous avons mis en place des procédures administratives, physiques et logiques visant à protéger et à sécuriser les informations que nous traitons et dont nous disposons. Par exemple, nous utilisons des technologies de chiffrement et de pare-feu pour protéger les données sensibles lors des transmissions électroniques.

Nous respectons également les droits des individus concernant la protection de leurs données, comme les droits d’accès, de rectification et d’opposition. En tant qu’entreprise de traitement des données pour le compte de nos clients, nous devons généralement transmettre les demandes individuelles à nos clients pour leur permettre d’y répondre. Nous restons à la disposition de nos clients au besoin pour les aider à répondre aux demandes individuelles.

Si vous avez des questions ou une réclamation sur la façon dont nous gérons vos données à caractère personnel dans le cadre de l’accord relatif au bouclier de protection des données, ou sur nos pratiques de protection des données en général, veuillez nous écrire à l’adresse suivante : privacy@broadridge.com

Pour toute réclamation relative au bouclier de protection des données que nous ne pouvons résoudre, vous pouvez contacter le Centre International de Résolution des Différends (ICDR) de l’American Arbitration Association (AAA), qui propose un service indépendant de résolution des différends. Pour contacter l’ICDR de l’AAA, vous devez vous rendre à l’adresse suivante : http://go.adr.org/privacyshield.html. Dans certains cas, vous pouvez également demander un arbitrage exécutoire par le comité d’arbitrage mis en place par le département du Commerce des États‑Unis et la Commission européenne dans le cadre de l’accord relatif au bouclier de protection des données. Les engagements de Broadridge aux termes de l’accord relatif au bouclier de protection des données sont soumis aux pouvoirs d’enquête et d’application de la loi de la Federal Trade Commission des États‑Unis.

  1. Conservation des données

Nous conservons vos données à caractère personnel pendant la durée nécessaire aux finalités mentionnées dans l’article 3 ci‑dessus et pendant toute durée supplémentaire qui pourrait être requise ou permise par la loi. Vous pouvez nous demander d’effacer vos données à caractère personnel en nous contactant par courriel à l’adresse privacy@broadridge.com. À moins que la loi nous impose de conserver vos données, si nous agissons i) en tant que responsable du traitement, nous effacerons vos données à caractère personnel à votre demande, ou ii) en tant que sous-traitant, nous effacerons vos données à caractère personnel selon les instructions du responsable du traitement.

  1. Communication de vos données à caractère personnel 

Sauf dans les cas mentionnés ci‑dessous, vos données ne seront vendues, communiquées ou fournies à aucun tiers :

  • nous pouvons communiquer vos données à caractère personnel à nos filiales et aux membres de notre groupe;
  • nous pouvons communiquer vos données à caractère personnel à nos sous-traitants dans le cadre de la fourniture de nos services et produits.

Comment nous contacter et contacter notre Responsable de la protection des données

Pour toutes questions ou commentaires concernant nos pratiques en matière de protection des données à caractère personnel ou concernant la présente Politique relative à la protection des données, vous pouvez nous écrire à privacy@broadridge.com ou à l’adresse postale indiquée ci‑dessus.

La présente Politique relative à la protection des données a été mise à jour le 24 janvier 2019.