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Politique relative à la protection des données de Broadridge

Broadridge attache une grande importance à la protection des données et au respect de la vie privée. La finalité de notre Programme global de protection des données est de veiller à ce que nous traitions les données à caractère personnel de manière appropriée. Les termes ci-dessous décrivent la manière dont nous recueillons et utilisons les données à caractère personnel de nos clients et partenaires commerciaux ainsi que de visiteurs du site www.broadridge.com et d’autres sites Internet et applications mobiles de Broadridge ou de sites Internet hébergés par Broadridge contenant un lien vers la présente Politique relative à la protection des données. Pour toute question supplémentaire concernant la confidentialité ou la sécurité de vos données à caractère personnel, veuillez contacter le service en charge de la protection des données de Broadridge.

  1. Politique relative à la protection des données de Broadridge

  2. Programme de sécurité des données de Broadridge Corporate Issuer Solutions

  3. Informations importantes pour les ressortissants de l’Espace économique européen (EEE), du Royaume-Uni et de la Suisse

  4. Informations importantes pour les résidents californiens

  5. Comment nous contacter et contacter notre Délégué à la protection des données

Politique relative à la protection des données de Broadridge

La présente Politique relative à la protection des données décrit les pratiques mises en place par Broadridge concernant les données à caractère personnel qu’elle recueille auprès des visiteurs du site www.broadridge.com et d’autres sites Internet et applications mobiles de Broadridge ou de sites Internet hébergés par Broadridge contenant un lien vers la présente Politique relative à la protection des données. La présente Politique décrit également la manière dont nous recueillons des données à caractère personnel auprès de nos clients, de nos fournisseurs et d’autres personnes avec lesquelles nous entretenons des relations commerciales, et de quelle manière nous utilisons ces données. De manière générale, Broadridge agit en qualité de fournisseur de services pour ses clients, notamment des banques, des sociétés de courtage, des fonds communs de placement, des sociétés ou d’autres entités commerciales. En tant que fournisseur de services, nous recueillons et utilisons des données à caractère personnel comme l'autorisent nos contrats avec nos clients. Si nous ne disposons de vos données qu’en qualité de sous-traitant pour le compte de nos clients, nous transmettrons vos demandes à nos clients afin qu'ils puissent y répondre. Les personnes physiques doivent prendre contact avec nos clients auprès desquels elles disposent de comptes ou avec lesquels elles ont des relations commerciales pour en savoir plus sur leurs pratiques en matière de protection des données et sur la manière d'exercer leurs droits. Broadridge se tient à la disposition de ses clients selon leurs besoins pour les aider à répondre à ces demandes.

Que sont les données à caractère personnel ?

Les « données à caractère personnel » sont des informations qui peuvent servir à identifier, à localiser ou à contacter une personne. Nous collectons les types de données à caractère personnel suivants :

  • Des coordonnées, qui nous permettent de communiquer avec une personne, tels que le nom, le nom d’utilisateur, l’adresse postale, les numéros de téléphone, l’adresse électronique ou d’autres adresses qui nous permettent d’envoyer des messages.
  • Des données relatives aux relations entretenues, qui nous permettent de faire affaire avec vous et nos clients, telles que vos qualifications professionnelles, ainsi que tous les types de produits et de services qui seraient susceptibles de vous intéresser ou de présenter un intérêt pour votre entreprise.
  • Des données relatives aux transactions effectuées, portant sur la manière dont vous et nos clients interagissez avec Broadridge, dont l’historique d’achats, les informations relatives au compte client et les données sur la manière dont vous utilisez nos sites Internet et nos applications.

Dans certains cas, nous exploitons ou hébergeons des sites Internet qui appartiennent à nos clients. Sur ces sites hébergés, nous pouvons également collecter auprès de vous, pour le compte de notre client, des données à caractère personnel sensibles qui, pour certains services, peuvent comprendre votre numéro de compte et numéro de sécurité sociale ainsi que des informations que vous fournissez au moment d’accéder à votre compte en ligne ou de réaliser des transactions. Toutes les données à caractère personnel et les données sensibles collectées sur ces sites hébergés par Broadridge sont considérées comme des Informations Confidentielles de notre client. Nous recevons également des Informations Confidentielles qui sont envoyées directement par nos clients à des fins de traitement.

Comment les données à caractère personnel sont-elles collectées, utilisées et
communiquées par Broadridge ?

Sur les sites Internet de Broadridge, nous collectons les données à caractère personnel que vous nous communiquez dans le but de vous fournir ou de fournir à nos clients des produits, des services et des informations, ou de vous contacter à propos de ces produits, services et informations, et ce afin d’améliorer vos visites sur les sites ou d’assurer un suivi à l’issue de vos visites. Nous sommes susceptibles de recevoir des données à caractère personnel vous concernant qui sont envoyées par notre client comme, par exemple, lorsqu’un client nous communique des données sur les collaborateurs qui sont autorisés à bénéficier de services d’assistance ou autres services. Nous pouvons également être amenés à collecter des données vous concernant auprès de fournisseurs de données tiers qui viennent enrichir nos fichiers et nous aident à mieux comprendre nos clients, ou par le biais de réseaux sociaux accessibles au grand public tels que LinkedIn ou Twitter.

Lorsque vous utilisez nos sites Internet, nos produits et nos applications, nous recueillons des données relatives aux transactions effectuées, qui portent sur votre session et votre activité. Outre les données que vous communiquez au cours de ces sessions, nous avons recours à des cookies et autres outils technologiques afin de collecter automatiquement des données concernant votre ordinateur et votre utilisation de nos sites Internet, de nos produits et de nos applications. Nous pouvons également collecter des données vous concernant, ou obtenir ces données par déduction, à partir de votre utilisation de nos sites Internet, de nos produits et de nos applications. Nous traitons ces informations comme s’il s’agissait de données à caractère personnel lorsqu’elles sont associées à d’autres éléments d’information qui nous permettent de vous identifier. Pour toute information complémentaire sur les cookies et autres technologies de collecte de données, veuillez consulter l’article ci-dessous intitulé « Cookies et autres technologies de collecte de données ».

Lorsque vous nous communiquez des données à caractère personnel qui sont destinées à notre usage personnel, nous pouvons les utiliser dans le but de vous fournir les produits, services ou informations que vous avez demandé(e)s et pouvons les communiquer à nos fournisseurs et sociétés affiliées. Nous pouvons également utiliser ces données à caractère personnel pour les besoins de nos activités en interne, comme les études de marché ou la conformité.

Si nous fournissons des services d’hébergement de site Internet à un client, il est possible que vous nous communiquiez des données à caractère personnel ou des données sensibles sur ce site. Nous traitons ces données comme des informations confidentielles de notre client et les utilisons uniquement pour fournir les services que vous avez demandés ou qui ont été demandés par ce client. Nous pouvons transmettre ces données au client et lui fournir également des informations sur votre utilisation du site Internet. Pour toutes questions sur l’utilisation de vos données à caractère personnel par le client, vous devez contacter directement ledit client. Broadridge peut utiliser des données agrégées ou des statistiques sur l’utilisation de ses sites ainsi que sur les produits et services utilisés sur ses sites. Ces statistiques ne comprennent pas de données à caractère personnel.

Nous pouvons transmettre toutes données à caractère personnel, y compris des Informations Confidentielles, à nos fournisseurs, sociétés affiliées et autres tiers qui réalisent des prestations pour notre compte. En revanche, il est interdit à ces sociétés d’utiliser vos données à caractère personnel pour des finalités qui leur sont propres.

Par ailleurs, nous pouvons être amenés à divulguer toutes données et informations si cela est requis par la loi, lorsque cela est nécessaire à des fins de santé ou de sécurité, ou si cela s’avère nécessaire pour protéger nos droits, notamment à des autorités chargées de veiller au respect de la loi et des tribunaux aux États-Unis et dans d’autres pays dans lesquels nous exerçons des activités conformément à la législation applicable. Par exemple, nous pouvons divulguer des informations vous concernant dans le cadre d’une assignation ou d’une cession d’actifs de notre société.

Enfin, si vous vous trouvez en dehors des États-Unis, nous pouvons conserver vos données à caractère personnel aux États-Unis. Nous pouvons transférer vos données à caractère personnel vers d’autres pays que celui où vous vous trouvez ou d’autres pays que les États-Unis. Ces transferts de données seront conformes à la législation applicable.

Cookies et autres technologies de collecte de données

Lorsque vous visitez notre site Internet ou utilisez nos applications mobiles, nous pouvons collecter certaines informations par des moyens automatisés, grâce à des technologies comme les cookies, les pixels invisibles, les outils d’analyse de traçage du navigateur, les journaux de serveur et les balises web.  En revanche, nous n’utilisons pas de cookies ou autres traceurs sur des pages de nos sites Internet qui proposent des services d’hébergement « Notification et accès » à des clients.

Lorsque vous visitez notre site Internet, nous déposons des cookies sur votre ordinateur. Les cookies sont de petits fichiers texte que les sites Internet envoient vers votre ordinateur ou tout autre appareil connecté à Internet afin d’identifier de manière unique votre navigateur ou de mémoriser des informations ou des paramètres dans votre navigateur. Les cookies nous permettent de vous reconnaître lorsque vous revenez sur nos sites Internet.

Nous pouvons également utiliser des cookies Flash (également appelés Objets Locaux Partagés) et des technologies similaires pour personnaliser et améliorer votre expérience en ligne. Nous utilisons des cookies Flash pour des raisons de sécurité et pour nous aider à nous rappeler des réglages et préférences. Nous n’utilisons pas de cookies Flash ou de technologies similaires à des fins de publicité comportementale ou de publicité ciblée en fonction des centres d’intérêt. Adobe Flash Player est une application qui permet de développer rapidement des contenus dynamiques, comme des clips vidéo et des animations. Pour gérer les cookies Adobe Flash, rendez-vous sur le site Internet d’Adobe sur www.adobe.com

Ces technologies nous aident également à vous fournir une expérience personnalisée et à détecter certains types de fraude. Dans de nombreux cas, vous avez la possibilité de gérer vos préférences en matière de cookies et de refuser l’utilisation de cookies et d’autres technologies de collecte de données, et ce en ajustant les paramètres de votre navigateur. Tous les navigateurs sont différents. Nous vous conseillons donc de consulter la rubrique Aide de votre navigateur pour connaitre les paramètres de confidentialité disponibles.

Dans le cadre de nos efforts marketing, nous pouvons être amenés à utiliser des pixels invisibles, dont le Pixel Outbrain, et des balises web. Les pixels invisibles et les balises web sont de minuscules images graphiques déposées sur les pages du site Internet ou dans nos emails qui nous permettent de savoir si vous avez effectué une action spécifique. Lorsque vous accédez à ces pages ou que vous cliquez sur, ou ouvrez, un email, les pixels invisibles et les balises web nous informent de cette action. Ces outils nous permettent de mesurer les réponses à nos communications et d’améliorer nos sites Internet et nos offres. Les informations collectées à l’aide de ces technologies dans nos emails peuvent être associées à l’adresse électronique du destinataire.

Ainsi, à titre d’exemple, nous pouvons collecter des informations sur l'appareil que vous utilisez pour accéder à notre site Internet, par exemple le type de système d'exploitation que vous utilisez, votre navigateur, votre domaine et autres paramètres du système, ainsi que la langue que votre système utilise et le pays et le fuseau horaire dans lesquels se trouve votre appareil. Nos journaux de serveur enregistrent également l'adresse IP de l'appareil que vous utilisez pour vous connecter à Internet. Une adresse IP est un numéro unique que les appareils utilisent pour s’identifier et communiquer entre eux sur Internet. Nous pouvons également collecter des informations sur le site Internet que vous avez consulté avant de visiter nos sites Internet ainsi que sur le site Internet que vous visitez après avoir consulté nos sites.

Dans la plupart des cas, les informations que nous collectons par l’intermédiaire des cookies et des autres outils sont utilisées uniquement de manière non nominative, sans aucune référence à des données à caractère personnel. Par exemple, nous utilisons les informations collectées sur tous les utilisateurs de sites Internet dans le but d’optimiser nos sites Internet et de comprendre les tendances et habitudes de fréquentation des sites. Dans certains cas, nous associons à vos données à caractère personnel les informations que nous collectons à l’aide des cookies et des autres technologies.

Sur certains de nos sites, tels que www.broadridge.com et certains sites Internet de réunion annuelle (par ex., le Virtual Shareholder Meeting, qui peut être personnalisé pour notre client), et applications mobiles, nous utilisons, directement ou par l’intermédiaire de tiers, des outils d’analyse de sites Internet afin d’obtenir, pour nous-mêmes ou pour nos clients, des informations sur l’utilisation de nos sites Internet. 

Google Analytics est un outil d’analyse de sites Internet proposé par Google, Inc. (« Google ») qui aide les propriétaires de site Internet à comprendre la manière dont les visiteurs se comportent sur leur site. Broadridge peut utiliser Google Analytics pour consulter divers rapports relatifs à la manière dont les visiteurs utilisent et interagissent avec ses sites Internet, afin d’améliorer ces derniers. Google Analytics utilise des « cookies » qui génèrent des informations sur votre utilisation de notre site Internet (comprenant votre adresse IP). Ces informations sont transmises à Google et stockées sur ses serveurs aux États-Unis. Google utilise ces informations aux fins d’analyser votre utilisation de notre site Internet, de dresser des rapports sur l’activité du site et de fournir d’autres services liés à l’activité de notre site et à l’usage d’Internet. Google peut également transférer ces informations à des tiers si la loi l’y oblige ou lorsque ces tiers traitent les informations au nom et pour le compte de Google. Google peut associer ces informations avec d’autres données qu’elle détient conformément à sa politique relative à la protection des données disponible sur son site Internet. Vous pouvez refuser l’utilisation des cookies en choisissant les paramètres appropriés dans votre navigateur ; vous devez toutefois savoir que dans ce cas, il est possible que vous ne puissiez pas utiliser toutes les fonctionnalités de notre site Internet. En utilisant les sites Internet de Broadridge, vous consentez au traitement par Google des données vous concernant, de la manière et aux fins visées ci-dessus. Pour obtenir des renseignements sur la manière dont Google Analytics utilise ces informations, vous pouvez consulter la section « Comment nous utilisons les données que nous collectons lorsque vous utilisez les sites ou les applications de nos partenaires » à l’adresse www.google.com/policies/privacy/partners/.

Segment est un outil d'analyse proposé par Segment.io, Inc. (« Segment ») qui aide Broadridge à collecter et à gérer des informations sur la façon dont les visiteurs interagissent avec ses sites Internet et ses communications commerciales. La collecte de données de Segment est en partie facilitée par les cookies, les bibliothèques JavaScript ou les balises web et pixels invisibles. Broadridge utilise également Segment pour acheminer plus efficacement les données vers d'autres services, et pour contrôler la manière dont les données sont échangées entre ces services. Ces données peuvent comprendre des informations sur l'identité des utilisateurs (telles que le nom, l'adresse postale, l'adresse électronique, l'adresse IP et le numéro de téléphone), ainsi que des informations sur les sites Internet qu'ils visitent, les fonctionnalités qu'ils utilisent et les actions qu'ils entreprennent.

Broadridge utilise également les outils d’analyse de sites Internet (web analytics) proposés par Adobe. Ces outils proposent également des fonctions d’analyse et de reporting qui nous aident à comprendre comment les visiteurs interagissent avec nos sites Internet. Pour en savoir plus sur les produits d’analyse d’Abode, vous pouvez vous rendre sur http://www.adobe.com/privacy/marketing-cloud.html.

Broadridge fournit à un tiers, Demandbase, Inc. (« Demandbase ») les adresses IP des visiteurs de sites de Broadridge, enregistrées par les serveurs de Broadridge. L’outil de web analytics de Demandbase identifie les informations sur la fréquentation des sites de Broadridge et sur les visiteurs, dont notamment le secteur, la taille, le lieu et le chiffre d’affaires, en utilisant la base de données d’adresses IP de sociétés détenue par Demandbase.

En utilisant les sites Internet de Broadridge, vous consentez  à l’utilisation de ces différents outils. Actuellement, nos sites Internet ne prévoient pas de mécanisme permettant de reconnaitre les signaux Do Not Track dans les navigateurs web. En revanche, les utilisateurs peuvent gérer leurs préférences en matière de cookies dans les paramètres de leur navigateur. Pour en savoir plus sur les signaux de suivi des navigateurs et la fonction Do Not Track, vous pouvez consulter le site http://www.allaboutdnt.org/.

Réseaux sociaux et publicités ciblées

Nos sites Internet peuvent vous permettre d’interagir avec nous et avec d’autres via des plateformes de réseaux sociaux comme Facebook, Google, Twitter, LinkedIn et Instagram. Bien que nous respections les politiques relatives à la protection des données de chaque réseau social, nous pouvons être amenés à collecter des données à caractère personnel vous concernant si vous choisissez d’utiliser ces outils.

Lorsque vous utilisez ces plateformes, nous pouvons afficher des publicités ciblées en fonction de vos centres d’intérêt. Ces plateformes nous permettent de personnaliser les publicités que nous diffusons. Nous ne communiquons à ces plateformes aucune de vos données à caractère personnel. Toutefois, nous pouvons transformer votre adresse électronique en un numéro unique que la plateforme peut faire coïncider avec son utilisateur afin que la publicité puisse être diffusée. Bien que nous ne communiquions aucune donnée à caractère personnel à ces plateformes, ces dernières peuvent obtenir des informations sur les utilisateurs qui réagissent aux publicités que nous affichons.

Applications mobiles

Nous pouvons proposer des applications mobiles qui vous permettent d’accéder aux comptes, de communiquer en ligne avec nous ou nos clients et de recevoir d’autres informations via votre smartphone ou autre appareil mobile. Toutes les données à caractère personnel collectées par Broadridge via ses applications mobiles sont protégées par les contrats avec ses clients et par les termes de cette Politique relative à la protection des données.   

Lorsque vous téléchargez nos applications mobiles, vous pouvez nous autoriser à déterminer l’endroit précis où vous vous trouvez, à partir de votre appareil mobile. Nous utilisons cette information pour vous fournir du contenu personnalisé, à des fins d’analyse en interne et nous pouvons transmettre cette information à nos clients conformément aux contrats avec nos clients.

Nous pouvons également proposer des notifications automatiques (ou « push »). Nous enverrons des notifications push uniquement aux personnes qui ont accepté de recevoir ces notifications. Vous n’avez pas besoin de nous fournir des informations de localisation ni d’autoriser les notifications push pour pouvoir utiliser nos applications mobiles. Pour toutes questions relatives à la confidentialité en cas d’activation de la localisation et des notifications push, vous devez contacter votre opérateur mobile ou le fabricant de votre appareil pour savoir comment ajuster vos paramètres.

Vos données sont-elles collectées à des fins de prospection commerciale ?

Broadridge est une entreprise « business to business » et ne commercialise pas ses services auprès des particuliers. Néanmoins, Broadridge fournit certaines informations par abonnement et utilise un système d’opt-in pour le choix des communications électroniques transmises ultérieurement dans des domaines spécifiques. Ces communications électroniques contiennent des liens permettant de se désinscrire desdites communications à l’avenir. Broadridge peut également utiliser les données à caractère personnel que vous fournissez sur ses sites Internet aux fins de vous contacter, de répondre à vos demandes de renseignements ou de contacter votre société pour transmettre des informations sur les produits et services de Broadridge ou de ses sociétés affiliées. Si vous ne souhaitez pas que vos données soient utilisées à des fins de prospection commerciale, veuillez nous envoyer un email à info@broadridge.com. Broadridge n’envoie pas de communications commerciales à des personnes qui lui transmettent des données à caractère personnel via un site Internet qu’elle héberge pour un client.

Comment accéder à vos données, les rectifier ou les mettre à jour ?

Vous pouvez consulter et rectifier les données à caractère personnel que vous avez fournies sur l’un quelconque de nos sites Internet en nous contactant à l’aide du lien inséré sur le site. Si nous ne disposons de vos données qu’en qualité de sous-traitant pour le compte de nos clients, nous transmettrons vos demandes à nos clients afin qu'ils puissent y répondre. Les personnes physiques doivent prendre contact avec nos clients auprès desquels elles disposent de comptes ou avec lesquels elles ont des relations commerciales pour en savoir plus sur leurs pratiques en matière de protection des données et sur la manière d'exercer leurs droits. Broadridge se tient à la disposition de ses clients selon leurs besoins pour les aider à répondre à ces demandes.

Comment protégeons-nous vos données ?

Nous prenons des mesures raisonnables pour empêcher la perte, l’utilisation abusive et la falsification des données en notre possession. Par exemple, nous avons mis en place des mesures de protection physiques, logiques et administratives pour protéger et sécuriser les données que nous traitons et conservons. Nous utilisons également des solutions de chiffrement et de pare-feu afin de protéger les données sensibles qui sont transmises en ligne.

Comment pouvez-vous nous aider à protéger vos données ?

Si vous vous êtes inscrit sur un site Internet Broadridge ou sur un site hébergé par Broadridge, nous vous recommandons de ne communiquer à personne votre mot de passe. Nous ne vous demanderons jamais votre mot de passe lors d’un appel téléphonique non sollicité ou dans un email non sollicité. Par ailleurs, n’oubliez pas de vous déconnecter du site et de fermer la fenêtre de votre navigateur lorsque vous avez terminé votre navigation. En effet, de cette manière, une personne qui a accès à votre ordinateur ne peut plus accéder à vos données à caractère personnel ou à vos correspondances.

Pouvons-nous modifier cette Politique relative à la protection des données ?

Nous sommes susceptibles de mettre à jour la présente Politique relative à la protection des données à tout instant afin de tenir compte de nouvelles pratiques ou de pratiques différentes en matière de protection des données. En cas de modifications importantes apportées à cette Politique relative à la protection des données, nous vous en informerons en publiant une notification en ligne. Par ailleurs, si les changements modifient fortement la manière dont nous utilisons ou divulguons des données à caractère personnel collectées antérieurement, nous porterons ces changements à votre connaissance.

Politique en matière de protection des données à caractère personnel pour les numéros de sécurité sociale

Broadridge est autorisée à collecter les numéros de sécurité sociale dans le cadre normal de certaines de ses activités. Broadridge a mis en place des mesures de protection techniques, physiques et administratives raisonnables qui aident à protéger les numéros de sécurité sociale contre toute utilisation illégale et divulgation non autorisée. Tous les employés et prestataires de services de Broadridge sont tenus de suivre les procédures ci-dessous.

En particulier :

  • L’accès aux numéros de sécurité sociale est limité aux collaborateurs et prestataires de services qui ont besoin d’en avoir connaissance afin de remplir leurs fonctions ou missions pour Broadridge.
  • Les numéros de sécurité sociale ne sont révélés à des tiers que conformément aux règles et politiques en vigueur de Broadridge. Broadridge ne divulguera les numéros de sécurité sociale qu’aux prestataires de services, commissaires aux comptes, consultants et/ou ayants cause ou ayants droit qui sont légalement ou contractuellement tenus d’assurer leur protection, ou tel que requis ou autorisé par la législation en vigueur. 

Autres sites

Les sites de Broadridge peuvent contenir des liens vers d’autres sites, y compris ceux de ses partenaires commerciaux. Même si nous nous efforçons de ne fournir des liens que vers des sites qui partagent nos hautes exigences et notre respect pour la vie privée et la confidentialité, nous déclinons toute responsabilité concernant les pratiques auxquelles se livrent les autres sites en matière de vie privée et de confidentialité.

Données relatives aux candidats à un poste et aux Ressources Humaines

Si vous nous avez adressé une candidature à un poste, les données à caractère personnel communiquées dans le cadre de votre candidature seront utilisées uniquement à des fins de recrutement et autres finalités courantes en matière de ressources humaines. Les candidats à un poste, les salariés en poste et les anciens salariés ainsi que toutes autres personnes dont les données sont traitées dans le cadre de nos activités liées aux ressources humaines peuvent contacter le service en charge de la protection des données de Broadridge ou le service des Ressources Humaines afin d’obtenir des informations sur les pratiques de protection des données en matière de Ressources Humaines de Broadridge.  

Programme de sécurité des données de Broadridge Corporate Issuer Solutions

Broadridge Corporate Issuer Solutions, société dûment constituée fournissant des services d’agent de transfert, respecte le programme et les pratiques de sécurité des données de Broadridge visant à examiner le risque que les données client acquises dans le cadre de son activité soient révélées sans autorisation, utilisées de manière abusive, falsifiées, détruites ou compromises de toute autre manière. Dans le cadre de ce programme de sécurité des données, Corporate Issuer Solutions a mis en place plusieurs mesures de protection physiques, électroniques et procédurales afin d’empêcher toute divulgation, utilisation abusive, falsification, destruction ou compromission de cet ordre, en ce compris la communication d’informations limitée aux salariés ayant besoin d’y accéder et le cryptage de transmissions sensibles sur le site Internet utilisant le protocole de sécurisation des échanges Secure Sockets Layer (SSL), et a mis en œuvre des mesures appropriées afin de s’assurer que ses prestataires de services se conforment au programme. Corporate Issuer Solutions a également adopté des protocoles pour le traitement approprié de toute information communiquée par les consommateurs acquise dans le cadre de son activité.

Corporate Issuer Solutions peut également conserver tout ou partie des données à caractère personnel suivantes concernant les actionnaires individuels :

  • nom et adresse(s) de l’actionnaire ;
  • numéro d’identification fiscale de l’actionnaire ;
  • informations relatives à l’actionnariat, l’historique et/ou les dividendes de l’actionnaire ;
  • dans certains cas, les numéros de téléphone et/ou adresses de messagerie électronique de l’actionnaire ;
  • dans certains cas, des informations relatives au compte bancaire ou de courtage de l’actionnaire ; et
  • dans certains cas, des informations provenant de documents fiscaux requises afin de traiter les déclarations fiscales, les cessions de titres et autres transactions impliquant des valeurs mobilières.

En conservant des registres des actions et des actionnaires, Corporate Issuer Solutions agit en qualité d’agent pour l’émetteur des actions et, de ce fait, doit fournir les informations mentionnées ci-dessus à l’émetteur ou aux personnes désignées. Corporate Issuer Solutions ne fournit aucune des informations ci-dessus sur d’anciens actionnaires ou des actionnaires existants à des tiers, sauf pour exécuter les services ou si la loi l’y autorise. Corporate Issuer Solutions fournira des données à caractère personnel :

  • lorsque nécessaire pour exécuter, gérer ou donner effet à une transaction demandée par l’actionnaire ;
  • lorsque l’actionnaire demandera ou autorisera la communication de ces informations ;
  • si la communication de ces informations est nécessaire pour empêcher la fraude ;
  • si la communication de ces informations est nécessaire à l’exécution par Corporate Issuer Solutions de ses obligations ;
  • si ces informations sont nécessaires à la réalisation par des tiers de services au nom de Corporate Issuer Solutions ; et
  • si la communication de ces informations est requise par la loi.

Informations importantes pour les ressortissants de l’Espace économique européen (EEE), du Royaume-Uni et de la Suisse

Broadridge fournit ces informations complémentaires, comme le prévoit le Règlement (UE) général sur la protection des données (RGPD), pour les ressortissants de l’Espace économique européen, du Royaume-Uni et de la Suisse afin expliquer ses pratiques en matière de protection des données à caractère personnel au sein de l’Espace économique européen (EEE), du Royaume-Uni et de la Suisse.

1. Informations relatives à Broadridge

Broadridge Financial Solutions, Inc.
Attn : General Counsel
5 Dakota Drive
Suite 300
Lake Success, New York 11042
USA

Adresse email : privacy@broadridge.com

2. Finalités et bases légales du traitement des données, incluant les intérêts légitimes poursuivis

Nous ne traitons des données à caractère personnel que si notre traitement repose sur une base légale, par exemple :

  • aux fins de l’exécution d’un contrat avec vous ou notre client ;
  • avec votre consentement ou celui de notre client (si celui-ci est nécessaire et si vous ne vous y êtes pas opposé, selon le cas).

Nous pouvons également traiter vos données à caractère personnel sur la base de nos intérêts légitimes, à condition que ce traitement ne prévale pas sur vos droits et libertés. En particulier, nous pouvons traiter vos données à caractère personnel si cela est nécessaire :

  • pour vous protéger, nous protéger et protéger d’autres personnes contre d’éventuelles menaces (par exemple, une atteinte à la sécurité ou une fraude) ;
  • pour respecter les lois qui nous sont applicables dans le monde ;
  • pour contribuer au bon déroulement ou gérer notre activité, en particulier pour fournir des services à nos clients, pour le contrôle qualité, la communication d’informations consolidées et le service clientèle ;
  • pour commercialiser nos produits et services auprès des clients existants et potentiels ;
  • pour mener à bien des opérations, comme des fusions-acquisitions ; et
  • de manière générale, pour nous permettre de comprendre et d’améliorer notre activité ou les relations avec les clients.

3. Finalités pour lesquelles nous traitons vos données à caractère personnel

Nous traitons vos données à caractère personnel sur la base des intérêts légitimes mentionnés ci-dessus et pour les finalités suivantes :

  • le traitement des données clients conformément aux contrats avec nos clients ; et
  • le traitement des paiements et la gestion des comptes financiers, la gestion des contrats, l’administration du site Internet, la continuité et la reprise d’activité, la sécurité et la prévention de la fraude, la gouvernance d’entreprise, la communication d’informations et la conformité.

4. Vos droits

Vous avez le droit à tout moment de vous opposer à la réception de nos messages commerciaux. Si vous ne souhaitez plus recevoir nos emails, il vous suffit de cliquer sur le lien de « désinscription » en bas de tout email que nous vous envoyons. Si vous souhaitez retirer l’autorisation que vous avez pu nous donner pour l’envoi de SMS, répondez STOP au message envoyé.  

Broadridge respecte également les droits des ressortissants de l’EEE, du Royaume-Uni et de la Suisse d’accéder à leurs données à caractère personnel, de les rectifier, d’obtenir leur effacement ou la limitation de leur traitement, tel que prévu par la loi. Cela signifie que :

  • vous avez généralement le droit de savoir si Broadridge conserve des données à caractère personnel vous concernant. Si nous conservons vos données à caractère personnel, nous vous en fournirons une copie (sous réserve des droits d’autres personnes). Si vos données sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit de nous demander de les mettre à jour; 
  • vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel ;
  • vous pouvez également nous demander d’effacer vos données à caractère personnel ou de limiter leur traitement ;
  • vous avez également un droit à la portabilité des données dans certains cas.

Si vos données à caractère personnel nous ont été transmises par l’un de nos clients auprès duquel vous disposez d’un compte ou avec lequel vous avez des relations commerciales, vous devez contacter ce client pour en savoir plus sur ses pratiques en matière de protection des données et sur la manière d'exercer vos droits.

Si nous avons recueilli des données à caractère personnel directement auprès de vous, pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter par email à l’adresse privacy@broadridge.com ou nous écrire à l’adresse mentionnée ci-dessus. Un membre de notre service Protection des Données vous assistera. Avant de traiter votre demande, il est possible que nous ayons besoin de vérifier votre identité. 

Si vous pensez que notre traitement de vos données à caractère personnel n’est pas conforme à la législation applicable, vous pouvez déposer une réclamation auprès du Responsable de la protection des données de Broadridge à l’adresse privacy@broadridge.com ou auprès d’une autorité de contrôle. 

5. Transferts internationaux

Vos données à caractère personnel peuvent être transférées, stockées ou traitées aux États-Unis et dans d’autres pays dont les lois sur la protection des données et de la vie privée peuvent être différentes. Toutefois, nous protègerons toujours vos données comme décrit dans la présente Politique relative à la protection des données, quel que soit l'endroit où elles sont stockées.

Nous utilisons généralement des clauses contractuelles types approuvées pour garantir que les données à caractère personnel sont protégées de manière adéquate lorsqu'elles sont transférées hors de l'EEE, du Royaume-Uni ou de la Suisse vers des pays n'offrant pas un niveau de protection des données adéquat, mais nous pouvons également effectuer des transferts à des destinataires en utilisant d'autres mécanismes de transfert de données approuvés.

Nous traitons des données clients lorsque cela est nécessaire pour fournir les services à nos clients, conformément aux contrats que nous avons conclus. Par exemple, nos clients utilisent nos services pour communiquer avec leurs clients, investisseurs et actionnaires et pour gérer et entretenir leurs relations avec eux. Nous utilisons des informations sur des personnes lorsque cela est nécessaire pour fournir ces services et également pour aider nos clients dans leurs activités de gestion des comptes et de conformité. 

Si les contrats conclus avec nos clients le prévoient, nous faisons appel à certains tiers pour nous fournir des services, comme des sociétés d’hébergement de données, qui peuvent avoir accès aux données clients. Broadridge a conclu des contrats avec ces tiers afin de s’assurer que ces données clients sont à tout moment protégées, grâce à des mécanismes de contrôle appropriés de la sécurité et du respect de la vie privée.

6. Conservation des données

Nous conservons vos données à caractère personnel pendant la durée nécessaire aux finalités mentionnées ci-dessus et pendant toute durée supplémentaire qui pourrait être requise ou permise par la loi. Vous pouvez nous demander d’effacer vos données à caractère personnel en contactant notre client auprès duquel vous avez un compte ou avec lequel vous avez des relations commerciales, ou si Broadridge a recueilli des données à caractère personnel directement auprès de vous, en nous contactant par email à l’adresse privacy@broadridge.com. À moins que la loi nous impose de conserver vos données, si nous agissons (i) en tant que responsable du traitement, nous effacerons vos données à caractère personnel à votre demande, ou (ii) en tant que sous-traitant, nous effacerons vos données à caractère personnel selon les instructions de notre client, responsable du traitement.

7. Communication de vos données à caractère personnel>

Sauf dans les cas mentionnés ci-dessous, vos données ne seront vendues, communiquées ou fournies à aucun tiers :

  • nous pouvons communiquer vos données à caractère personnel à nos filiales et sociétés affiliées ; et
  • nous pouvons communiquer vos données à caractère personnel à nos fournisseurs et sous-traitants ultérieurs dans le cadre de contrats de fourniture de services et produits.

Informations importantes pour les résidents californiens

La loi californienne sur la protection des données des consommateurs (la « CCPA ») confère aux résidents de Californie des droits spécifiques en matière de protection des données personnelles, notamment le droit de recevoir une notification relative aux données à caractère personnel, le droit de savoir quelles informations nous avons recueillies à votre sujet au cours des 12 derniers mois et le droit de savoir quelles catégories de données à caractère personnel nous avons communiquées à des tiers. En tant que prestataire de services, nous ne recueillons et n'utilisons des données à caractère personnel que dans la mesure où nos contrats avec nos clients l'autorisent. Vous devez contacter les entreprises auprès desquelles vous avez un compte ou avec lesquelles vous avez des relations commerciales pour en savoir plus sur leurs pratiques en matière de protection des données et sur la manière d'exercer vos droits. Ces entreprises peuvent vous authentifier et vous fournir des informations sur les droits dont vous pouvez disposer en vertu de la CCPA ou d'autres lois applicables.

Comment nous contacter et contacter notre Délégué à la protection des données

Pour toutes questions ou commentaires concernant nos pratiques en matière de protection des données personnelles ou concernant cette Politique relative à la protection des données, vous pouvez nous contacter par email à l’adresse privacy@broadridge.com ou nous écrire à l’adresse postale indiquée ci-dessus.

Cette Politique relative à la protection des données a été mise à jour le 22 janvier 2021.